Guia · Avaliação
Como avaliar um sistema de gestão para a sua organização.
Somos parte interessada e não vamos disfarçar isso. Mas a lista abaixo é a que usaríamos se estivéssemos do outro lado da mesa. Algumas perguntas aqui a gente responde melhor que a concorrência, outras não. Use como roteiro nas demonstrações que você vai marcar.
Como usar
Leve a mesma lista para todos os fornecedores.
A armadilha mais comum em avaliação de software é comparar demonstrações diferentes: cada fornecedor mostra o que faz melhor, e no fim você compara os pontos fortes de um com os pontos fortes de outro, sem nunca comparar o mesmo critério. Levar uma lista fixa resolve isso.
A segunda armadilha é avaliar funcionalidade e esquecer implantação. A maior parte dos fracassos de sistema não é de produto. É de implantação. Guarde peso para os critérios de implantação e suporte.
Profundidade
Critérios de produto.
Profundidade na sua área de atuação
Se você faz saúde, o sistema registra atendimento e gera a produção do SUS? Se faz educação, tem matrícula, turma e chamada? Área-fim genérica costuma virar planilha paralela em três meses.
Contabilidade nativa ou só exportação
Há escrituração contábil dentro do sistema, ou ele apenas exporta lançamentos? A diferença aparece no fechamento e no retrabalho com o contador.
Segregação por projeto
Dá para ratear despesa por projeto, rubrica e centro de custos no momento do lançamento? Isso é o que o MROSC exige, e é o que evita glosa.
Cadastro único de pessoa
A mesma pessoa atendida em duas áreas é um cadastro ou dois? Cadastro duplicado inviabiliza qualquer relatório de impacto.
Arrecadação integrada
Boleto, Pix, cartão e recorrência já chegam conciliados no financeiro, ou vão exigir um segundo sistema e uma conferência manual?
Relatórios que você pode configurar
Os relatórios atendem o formato que os seus financiadores pedem, ou só os padrões genéricos?
Confiança
Critérios de segurança e continuidade.
Certificação auditada, não declaração
Pergunte qual certificação o fornecedor tem, quem auditou e qual é o escopo. Declaração de boas práticas no site não é auditoria independente.
Onde os dados ficam
País, provedor e redundância. Dado de beneficiário é dado sensível sob a LGPD, e onde ele está importa juridicamente.
Controle de acesso por perfil
Quem trabalha no financeiro precisa ver o laudo do beneficiário? Se o sistema não separa, você não consegue cumprir o básico da LGPD.
Especialização no setor
O fornecedor atende terceiro setor ou é um ERP genérico com um módulo adaptado? Isso aparece no vocabulário da tela e na capacidade de responder uma dúvida de MROSC.
Tempo de mercado e base de clientes
Quantas organizações usam e há quanto tempo. Pergunte se pode conversar com uma parecida com a sua. Se a resposta demorar, é sinal.
Como você sai
Se um dia a organização quiser trocar, consegue exportar os seus dados? Saber que dá para sair é o que permite entrar com tranquilidade.
Adoção
Critérios de implantação e custo real.
Modelo de implantação
Há consultor designado, cronograma e fases, ou você recebe o acesso e um link de videoaulas? Este critério explica a maior parte dos fracassos.
Migração dos dados que você já tem
Dá para importar a base em planilha? A migração de sistema legado está incluída ou é orçada à parte? Pergunte antes, não depois.
Treinamento por perfil
A capacitação é por área e função, com os dados reais da sua organização, ou é uma apresentação genérica para todos?
SLA por escrito
Quais são os prazos de resposta e de solução por severidade, e eles estão no contrato? Verbal não conta.
Custo total, não mensalidade
Some implantação, licença, usuários adicionais, franquias, taxas de recebimento e fidelidade. A mensalidade isolada engana.
Uma honestidade final
Onde o HYB ganha e onde não ganha.
Nos critérios de profundidade de área-fim, contabilidade nativa, segregação por projeto e certificação auditada, o HYB está entre as respostas mais fortes do mercado brasileiro de terceiro setor. É por isso que insistimos nesses critérios.
Se a sua prioridade é medição de impacto social com metodologia própria, ou se você precisa de folha de pagamento e eSocial dentro do mesmo sistema, existem ferramentas mais adequadas que a nossa, e vale olhar. Preferimos dizer isso agora do que na terceira reunião.
Ver os planos e o que cada um inclui →Use a lista com a gente também.
Agende uma demonstração e faça as perguntas mais difíceis da lista. É para isso que ela serve.