Como funciona a implantação
Você não migra sozinho. A equipe não fica perdida.
A maior preocupação de quem troca de sistema não é o software: é conseguir implantar de verdade, com todo mundo usando. Por isso, a migração para o HYB é conduzida por um consultor especialista em gestão do terceiro setor, do primeiro encontro até a entrada em operação.
A jornada
Três fases, com data e responsável
A implantação é remota, em encontros online com um consultor especialista em gestão para o terceiro setor, do início do projeto até a entrada em operação. O cronograma é contado a partir da reunião inicial: parametrização e carga de dados no primeiro e no segundo mês, treinamento por área do primeiro ao terceiro mês, e entrada em operação acompanhada no terceiro mês. Os marcos ficam em uma planilha de jornada que você acompanha, junto com o material de apoio e as videoaulas, disponíveis enquanto durar o contrato.
Diagnóstico e cronograma
Reunião inicial com a diretoria e os responsáveis de cada área. Definimos os objetivos prioritários, quem participa de cada módulo e quais dados serão migrados.
Configuração e capacitação
Parametrizamos o sistema conforme o levantamento da sua operação, fazemos a carga inicial de dados e treinamos a equipe por área e por perfil de usuário.
Entrada em operação acompanhada
A implantação acontece com o consultor junto, ajustando o que for necessário para a rotina não parar.
O propósito
Não é só configurar o sistema. É orientar a gestão.
A implantação existe para dar orientação e apoio estratégico, de modo que você e a equipe extraiam o máximo do HYB dentro do objetivo principal da entidade. O consultor não chega para ensinar a clicar em botão: chega para entender como a organização trabalha hoje e ajudar a melhorar isso enquanto o sistema entra em operação.
As reuniões são focadas em
Entender o processo atual de gestão e de arrecadação e encontrar oportunidades de otimização, para ajudar a definir a estratégia.
Dar as orientações necessárias para a entidade extrair o máximo do sistema enquanto desenvolve essa estratégia.
Compartilhar boas práticas de gestão e de arrecadação usadas por outras organizações.
Analisar os resultados obtidos e definir uma estratégia de longo prazo.
Como são os encontros
Os encontros são remotos, por videochamada. Quem responde pela entidade compartilha a tela, segue as instruções e tira dúvidas junto com o consultor, no ritmo da própria operação. Para a conversa render, vale ter fone com microfone e câmera.
O que fica com você
A planilha de acompanhamento da jornada, com o cronograma e as tarefas de cada etapa, o material de apoio e as videoaulas gravadas. Tudo disponível enquanto durar o contrato, para consultar de novo quando entrar gente nova na equipe.
Precisa de um acompanhamento dedicado?
Organizações com operação mais complexa podem contratar um acompanhamento dimensionado para a própria realidade. É conversa com a equipe comercial, caso a caso.
Falar com um especialista →Migração
O que está em planilha vira dado no sistema, não retrabalho.
O HYB Drive permite cadastrar em lote a partir de planilhas Excel. Você baixa o modelo padrão, preenche com o que já tem e importa: beneficiários, voluntários, associados, fornecedores, parceiros, doadores, colaboradores e captadores.
O que existe hoje em planilha deixa de ser um obstáculo e vira o ponto de partida.
Preocupações que ouvimos com frequência
- "Minha equipe não é de tecnologia."
- O treinamento é por área e por perfil: quem cuida do financeiro aprende financeiro, quem atende aprende atendimento. As sessões são práticas e usam os dados reais da sua organização já configurados no sistema, e não uma base genérica de demonstração. As videoaulas e o material de apoio ficam disponíveis para revisar depois.
- "E se a gente parar no meio?"
- O cronograma tem marcos definidos e o consultor ajusta o ritmo à realidade da entidade.
- "E os nossos dados?"
- Ficam sob certificação ISO 27001 e 27701, na AWS região São Paulo, com replicação em 3 zonas de disponibilidade e backups periódicos para local remoto.
E se der problema depois?
Os prazos de atendimento estão no contrato.
O SLA formaliza os prazos máximos de resposta e de solução que a Conplan assume, conforme a severidade do chamado (classificada na abertura, de acordo com o impacto na sua operação). Os prazos abaixo são os do Suporte Padrão, o nível de serviço base do contrato. Os planos Completo e Dedicado incluem o Suporte Premium, com atendimento preferencial e prazos próprios, detalhados na proposta técnica.
| Severidade | 1º contato | Solução de contorno | Solução |
|---|---|---|---|
| Crítica sistema indisponível | até 4h úteis | até 16h úteis | até 48h úteis |
| Alta operação parcial, com contorno | até 8h úteis | até 32h úteis | até 96h úteis |
| Média degradação aceitável | até 16h úteis | até 48h úteis | até 300h úteis |
| Baixa não afeta a operação | até 32h úteis | até 64h úteis | até 450h úteis |
Prazos do SLA de Suporte Padrão do HYB. Horas úteis são contadas de segunda a sexta, das 8h às 12h e das 13h30 às 17h30. As condições completas constam do contrato. Ver o que cada plano inclui
Depois da entrada em operação
O acompanhamento não termina na entrega.
Você continua com suporte por chamados, acesso aos vídeos e manuais enquanto durar o contrato, e atualizações contínuas do sistema. A partir do plano Completo, o atendimento é preferencial.
Ver o que cada plano inclui →Quer saber mais sobre a implantação do sistema?
Agende uma demonstração e entenda como seria o projeto na sua organização.